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Automatiza tu WhatsApp: que conteste por ti. Y reserve, confirme y avise.
Soy Ricard Almenar. Monto automatizaciones para negocios: tus clientes escriben por WhatsApp, reciben respuesta al momento, reservan y les llega la confirmación. Tú te enteras cuando ya está hecho.
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Qué se puede automatizar
- Reservas y citas. Pregunta día, hora y personas, mira tu agenda o tu aforo y confirma.
- Recordatorios. El día antes, solo. Menos gente que no aparece.
- Preguntas de siempre. Horario, dirección, carta, si hay sitio. Contestadas a las tres de la mañana sin que te despiertes.
- Avisos. «Tu pedido está listo», «tu cita cambia a las 18:00», «la mesa ha quedado libre».
- Facturas y presupuestos. Se generan y se envían solos cuando toca.
- Cancelaciones. Si alguien cancela, el hueco vuelve a estar libre y, si hay lista de espera, se ofrece al siguiente.
¿No tienes claro qué conviene automatizar? Podemos empezar por la consultoría tecnológica. Primero entendemos el trabajo; después elegimos la herramienta.
Cómo funciona
- Con la API oficial de WhatsApp Business. Uso el número de WhatsApp de tu empresa; si hoy está en la app, lo vemos en cada caso antes de empezar.
- Conectado a tu agenda, tu aforo o tu programa, aunque sea un Excel.
- Las reglas las decides tú: qué contesta, qué no, y cuándo te lo pasa a ti. Si el cliente pide hablar con una persona, también.
- Si un cliente pregunta algo que no entiende, está pensado para avisarte y que sigas tú la conversación.
- Presupuesto y plazos estimados según las tareas e integraciones. Te explico qué se paga al principio y qué puede llevar mensualidad.
Un caso real
Un restaurante recibía las reservas por teléfono, Instagram y WhatsApp, y las apuntaba quien podía. Ahora WhatsApp pregunta, mira el aforo, confirma y avisa el día antes. El teléfono deja de sonar en mitad del servicio.
Lo que no es
No es un bot que responde tonterías ni una cadena de mensajes que nadie ha pedido. Está pensado para contestar a quien te escribe, decir lo que tú dirías y apartarse cuando no sabe, y para cumplir las normas de WhatsApp Business, que por cierto son estrictas, si tienes el permiso de tus clientes. Los recordatorios son para quien ha reservado, y las promociones, para quien te ha dado permiso para recibirlas. Y el cliente sabe desde el principio que le contesta una IA.
Qué permiten las normas de WhatsApp y la ley, con sus artículos, lo cuento en la guía para automatizar WhatsApp Business.
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Lo que me preguntan
¿Tengo que cambiar de número?
Uso el número de WhatsApp de tu empresa; si hoy está en la app, lo vemos en cada caso antes de empezar. Si aún no lo tienes, se puede incluir su configuración en la propuesta.
¿Y si el cliente pregunta algo raro?
Te lo pasa a ti. El sistema contesta lo que sabe y se aparta cuando no. Lleva comprobaciones para no confirmar una reserva que no existe.
¿Cuánto tarda?
Depende de las tareas y de los sistemas que haya que conectar. Estimamos los plazos al definir el alcance y los revisamos si cambia el proyecto.
¿Cuánto cuesta?
Depende de las tareas e integraciones. Antes de empezar te explico si hay un pago único, una mensualidad o ambos, qué incluye cada importe y los costes de WhatsApp y otros servicios externos. Los extras se valoran antes de hacerlos.
¿Qué es la automatización de WhatsApp para negocios?
Que el WhatsApp de tu empresa, con una IA que conoce tu negocio, conteste, reserve, confirme y avise solo, conectado a tu agenda o tu aforo, con las reglas que decides tú.
¿Puede WhatsApp reservar citas y mandar recordatorios?
Sí. Pregunta día, hora y personas, mira tu agenda, confirma y envía el recordatorio el día antes. Si alguien cancela, el hueco vuelve a quedar libre.
¿Es un chatbot que se inventa respuestas?
Contesta una IA con la información de tu negocio y las reglas que decides tú, pensada para decir lo que tú dirías y, si no entiende algo, avisarte para que sigas tú la conversación.
¿Cumple las normas de WhatsApp Business?
Está pensado para cumplirlas si tienes el permiso de tus clientes. Se configura para contestar a quien te escribe y avisar a quien te ha dado permiso: el recordatorio, a quien ha reservado, y las promociones, a quien ha aceptado recibirlas. Las normas de WhatsApp Business son estrictas y el permiso de tus clientes es lo que cuenta.
¿Va con la API oficial de WhatsApp?
Sí: la API oficial de WhatsApp Business, con tu número de empresa. Nada de programas no oficiales, que WhatsApp prohíbe y que pueden acabar con el número bloqueado.
¿El cliente sabe que le contesta una IA?
Sí. El asistente se presenta como IA desde el primer mensaje, como pide el Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial (art. 50). Y si el cliente pide hablar con una persona, te pasa la conversación.
¿Quién es responsable de los datos de mis clientes?
Tú eres el responsable de los datos de tus clientes; yo los trato por tu cuenta como encargado, y eso se regula en un contrato (RGPD, art. 28).